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Nebenkostenabrechnung prüfen

So finden Sie häufige Fehler

Die Nebenkostenabrechnung prüfen – lohnt sich das? Der Deutsche Mieterbund schätzt, dass jede zweite Abrechnung Fehler enthält, nicht plausibel oder unvollständig ist. Ihre Chancen stehen also gut, dass Sie weniger nachzahlen müssen. Transparenz in Geldfragen ist uns wichtig. Wir erklären Ihnen, wie Sie Ihre Nebenkostenabrechnung richtig prüfen und wie Sie vorgehen, wenn etwas unklar oder fehlerhaft ist. 

Mit der Sofort-Prüfung offensichtliche Fehler entdecken

Ist Ihre Nebenkostenabrechnung formell korrekt?

Grundsätzlich sollten Sie folgende Aspekte bei Ihrer Nebenkostenabrechnung überprüfen:

  • Das Ende des Abrechnungszeitraums liegt nicht länger als 12 Monate zurück.
  • Es dürfen maximal 12 Monate abgerechnet werden.
  • Die Gesamtkosten je Kostenart, der Verteilerschlüssel, der Mieteranteil, die Vorauszahlungen sind vollständig und nachvollziehbar aufgeführt.
  • Pauschalen oder Schätzungen sind nicht enthalten.

Zwei Beispiele für formelle Fehler

Liegt eine Nebenkostenabrechnung für das vorletzte Jahr in Ihrem Briefkasten, gilt die Abrechnung als ungültig. Denn die Abrechnungsfrist wurde damit nicht eingehalten – es sei denn, der Vermieter kann nachweisen, dass die Verspätung nicht seine Schuld ist. Jede Kostenart muss in der Nebenkostenabrechnung mit dem genauen Betrag angegeben sein. Schätzungen unter Vorbehalt oder Zusammenfassungen von Kosten unter dem Begriff "Sonstiges" sind formell falsch.

Ist die Betriebskostenabrechnung nachvollziehbar?

Sie blicken beim besten Willen nicht durch? Das darf eigentlich nicht sein. Der Vermieter ist dazu verpflichtet, eine Nebenkostenabrechnung so verständlich zu formulieren und übersichtlich zu gestalten, dass auch ein Laie sie nachvollziehen kann. Ist dies nicht der Fall, können Sie die Abrechnung formell beanstanden. 

Die Betriebskosten im Einzelnen prüfen

Preiserhöhungen und neue Posten

Unterm Strich stehen ein Betrag und eine Zahlungsfrist, die Ihnen nicht gefallen? Lesen Sie Ihre Nebenkostenabrechnung in den nächsten Tagen noch einmal in Ruhe durch. Vergleichen Sie die Kostenaufstellung mit Ihrer Vorjahresabrechnung und mit der Vereinbarung zu den Betriebskosten in Ihrem Mietvertrag. Und rechnen Sie auch noch einmal selbst nach. Gibt es unklare Preiserhöhungen, Rechenfehler oder tauchen ganz neue Posten auf? Bei Unstimmigkeiten bitten Sie Ihren Vermieter oder die Hausverwaltung um Klärung. 

Diese Kosten gehören nicht in Ihre Abrechnung

  • Verwaltungstätigkeiten
  • Hausrat- und Mietverlustversicherungen
  • Reparaturen
  • Leerstand

Das gilt grundsätzlich

Nur die Nebenkosten, die vertraglich vereinbart wurden, muss der Mieter zahlen. Steht im Mietvertrag nur allgemein "Betriebskosten", sind damit in der Regel die Kostenarten gemeint, die im Katalog der gültigen Betriebskostenverordnung aufgeführt sind. Um herauszufinden, ob Leistungen überteuert sind, können Sie die Kosten etwa für Gartenpflege, Hausreinigung oder Hausmeisterservice mit dem Betriebskostenspiegel vergleichen, den der Deutsche Mieterbund jedes Jahr veröffentlicht. Heiz- und Warmwasserkosten müssen mindestens zu 50 Prozent und dürfen maximal zu 70 Prozent nach Verbrauch, der Rest nach Fläche umgelegt werden. 

Fristen für Einwände und Nachzahlungen

Schreiben Sie Ihrem Vermieter

Sind Sie bei der Prüfung auf eine Unklarheit gestoßen, schreiben Sie Ihrem Vermieter – noch vor Ablauf der Zahlungsfrist – und bitten Sie ihn innerhalb von vier Wochen um Klärung. Trotz der Erläuterung des Vermieters bleibt Ihr Einwand bestehen. Formulieren Sie Ihren Einwand noch einmal präzise und schicken Sie den Brief am besten per Einschreiben. Dafür haben Sie ein Jahr nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung Zeit. Zahlen müssen Sie trotzdem pünktlich, sofern die Nebenkostenabrechnung formell korrekt ist. Bei formellen Fehlern können Sie um Korrektur der Nebenkostenabrechnung bitten. 

Zuerst zahlen, dann streiten

Auch wenn Sie der Nebenkostenabrechnung inhaltlich nicht zustimmen, dürfen Sie die Zahlung nicht einfach verweigern oder hinauszögern. Die Höhe der Nachzahlung oder Erstattung können Sie auch im Nachgang mit Ihrem Vermieter klären. Ihre Zahlung gilt dabei nicht als Einverständnis zur Höhe der Nachforderung. Formulieren Sie lediglich, dass Sie "unter Vorbehalt" zahlen. Ihr Anspruch auf eine etwaige Rückforderung bleibt trotzdem bestehen.
Wichtig: Ob Nebenkostennachzahlung oder Nebenkostenerstattung – in der Regel sind Mieter und auch Vermieter binnen 30 Tagen zur Zahlung verpflichtet.

Häufige Fragen zur Nebenkostenabrechnung

Was ist mit meiner Nebenkostenabrechnung nach Auszug?

Wenn Sie zum Beispiel am 31. März 2017 ausziehen, darf sich der Vermieter bis zum 31. Dezember 2018 für die Nebenkostenabrechnung Zeit lassen. Die verbrauchsunabhängigen Kosten wie Grundsteuer oder Straßenreinigung werden entsprechend zeitanteilig berechnet. Für die verbrauchsabhängigen Kosten wie Heizung und Warmwasser sollten Sie kurz vor oder während der Übergabe alle Zähler ablesen und im Übergabeprotokoll festhalten lassen. Ist eine Nachzahlung zu erwarten, kann der Vermieter einen angemessenen Betrag von der Kaution bis zum Ablauf der Abrechnungsfrist einbehalten. 

Kann mein Anspruch auf eine Erstattung auch unwirksam werden?

Formelle Fehler gehen immer zugunsten des Mieters. Das heißt: Selbst wenn die Nebenkostenabrechnung formell nicht korrekt ist, bleibt Ihr Anspruch auf eine Erstattung der Nebenkosten erhalten.

Muss mir der Vermieter Belegkopien schicken?

Wenn Sie große Zweifel an der Richtigkeit der Angaben haben, können Sie sich die Originalbelege, auf denen Ihre Nebenkostenabrechnung basiert, vorlegen lassen. Dazu müssten Sie zum Vermieter oder zur Hausverwaltung fahren. Fotos von den Belegen sowie eine fachkundige Begleitung sind erlaubt. Nur wenn die Einsichtnahme etwa wegen der weiten Entfernung unzumutbar ist, können Sie Belegkopien anfordern. Die Kosten für die Kopien trägt der Mieter.

Was mache ich, wenn die Höhe der Nachzahlung doch stimmt?

Betrachten Sie eine Nebenkostennachforderung wie Ihre Miete. Zahlen Sie sie daher pünktlich. Denn Ihr Vermieter ist schließlich in Vorleistung für Sie gegangen. Damit Sie sich im nächsten Jahr nicht wieder über eine hohe Nachzahlung ärgern müssen, vereinbaren Sie mit Ihrem Vermieter schriftlich, dass Sie Ihre Nebenkostenvorauszahlungen entsprechend erhöhen. 

Hinweis: Dieser Artikel gibt nur Anregungen sowie kurze Hinweise und erhebt damit keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Die Informationen können eine persönliche und fachkundige Beratung etwa durch einen örtlichen Mieterverein oder einen Fachanwalt für Mietrecht nicht ersetzen.